Dit is hoe ik mijn agenda en taken bijhoud en mijn doelen behaal

Vaak krijg ik als structuurcoach de vraag hoe ik structuur aanbreng in al mijn afspraken, agenda en to do’s en mijn doelen weet te bereiken. Omdat er vele manieren zijn om hier structuur in aan te brengen zoek ik met klanten altijd naar de manier die voor hun werkt. Toch geeft het de ander vaak inspiratie als ik deel hoe ik het voor mijzelf organiseer. In dit blog vertel ik je hoe ik dat doe.

Het heeft even geduurd hoor, voordat ik een manier te pakken had die goed bij mij paste. Ik blijf ook nog regelmatig aanpassingen doen, het is niet zo dat dit voor altijd voor mij zo zal blijven werken. Maar ik heb alles wat moet gebeuren onder controle en geen moment het gevoel dat ik het overzicht kwijt ben. En dat voelt heel rustgevend. Mocht je nog vragen hebben naar aanleiding van dit blog waarbij je benieuwd bent hoe ik dat aanpak, dan mag je me altijd een berichtje sturen!

Alles staat in mijn agenda

Ik gebruik de Google-agenda, die ik zowel op mijn mobiel als laptop kan inlezen en bewerken. Al mijn afspraken en mijn taken voor de komende week staan hierin. Ook verjaardagen, speeldagen van sporttrainingen en -competities en schoolplanningen zet ik in mijn agenda. De basiskleur voor afspraken en taken is grijs, voor mijn werkgever gebruik ik de kleur groen en voor mijn eigen bedrijf de kleur blauw. Als mijn kinderen bij mij zijn, dan is de dag roze gekleurd. Gebruik ik de kleur geel, dan is dat iets waar ik heel blij van word. Zo kan ik snel scannen of alles nog goed in balans is.

Alle taken en doelen staan in Trello

Al mijn taken die nog niet in mijn agenda staan, zowel privé als van mijn eigen bedrijf, staan als één takenlijst in Trello. Eén keer per week op vrijdag tijdens mijn weekreview kijk ik wat ik vanuit Trello de week erna ga oppakken.

Doelen stellen

Op een vast moment in het jaar kijk ik een jaar vooruit. Ik blok een halve dag en ga met stift, pen en een flipovervel in de aanslag bedenken wat ik het komende jaar wil doen en ervaren. Per thema schrijf ik op wat ik belangrijk vind, waar ik gelukkig en blij van word. Thema’s kunnen wisselen, maar vaste thema’s zijn voor mij liefde, familie, kinderen/ouderschap, werk, privé, vriendschappen en gezondheid & welzijn. Vervolgens ga ik kijken in welke maanden ik waar mee aan de slag wil. Die planning zet ik ook in Trello. Ik vertel je in een stappenplan hoe je dit voor jezelf kunt aanpakken in mijn e-book Realistisch plannen.

To do bakje

Post en taken op papier belanden in mijn to do bakje, nadat ik ze even snel gescand heb, zodat ik ongeveer weet waar het over gaat. Is er een factuur, dan betaal ik die gelijk. Elke vrijdag tijdens mijn weekreview handel ik dan alles uit dat bakje af en ruim het weg in mijn administratie. Ik heb zowel een papieren administratie (ik heb 5 ordners) als een digitale administratie, waarin ik alles eenvoudig en snel kan terugvinden. Ongeveer 1 keer per 2 jaar loop ik door mijn papieren administratie heen wat er nog bewaard moet worden en wat er weg kan. Mijn digitale administratie behoeft overigens ook nog flink wat opschoning; die taak staat op mijn mentale to-do-lijst, want echt belangrijk vind ik dat niet. En als ik het niet echt belangrijk vind, dan noteer ik het bewust ook niet.

Het inplannen van taken

Het inplannen van taken doe ik elke vrijdag tijdens mijn weekreview. Ik kijk welke afspraken er voor de komende week in mijn agenda staan en vervolgens kijk ik in Trello welke taken ik daarbij kan oppakken. Ik zorg er indien mogelijk altijd voor dat er genoeg uren over blijven op een dag én in de week om extra taken uit te voeren of de planning om te kunnen gooien.

Avondritueel

Elke avond kijk ik naar wat er in mijn agenda staat aan afspraken en taken voor de dag erna, zodat mijn geheugen nog even opgefrist wordt. Daarnaast zorg ik ervoor dat het huis altijd opgeruimd is voordat ik ga slapen en ik de ochtend met een schone lei start. De vaatwasser wordt altijd na het avondeten aangezet en vóór 21:00 uur uitgeruimd (vaste taak voor de kinderen) en tijdens het opruimrondje na het avondeten wordt door iedereen alles opgeruimd op de plek waar het hoort (alles heeft vaste plekken in huis).

Ochtendritueel

In de ochtend maak ik een dagplanning op een notitieblokje. Ik noteer eerst alle afspraken die een vast tijdstip hebben onder elkaar. Daaronder schrijf ik de belangrijkste taken van die dag. Daar voeg ik kleine ontspanningsmomenten aan toe, genaamd: hulpbronnen. Dat zijn dingen die mij in een positieve staat brengen, zoals een meditatie, tuinieren of een visualisatie van een fijne herinnering. Het zijn korte momenten die niet langer duren dan 5 minuten, omdat het anders als een taak gaat voelen. Ten slotte schrijf ik vaak nog een paar taken onderaan dat notitieblokje: ‘Fijn als het lukt-taken’. Als ik zin en energie heb, dan ben ik blij als dat is gelukt, maar lukt het niet, dan voel ik me nog net zo voldaan.

E-mail

De inbox van mijn e-mail gebruik ik als takenlijst: geen mails in mijn inbox betekent dat ik daar niets meer hoef te doen. Meestal ben ik niet langer dan 10 minuten per dag met mijn e-mail bezig om af te handelen. Bevat een e-mail een grote taak, dan zet ik deze als taak in mijn agenda of in mijn takenlijst en archiveer ik de e-mail. De e-mail zoek ik er dan weer bij op het moment dat ik weer met de taak aan de slag ga.

Weekreview op vrijdag

Ik heb in dit blog al een aantal keer mijn weekreview genoemd, die ik elke vrijdag doe. Dan komt alles nog een keer voorbij en dat geeft een enorm goed gevoel van ‘in control zijn’. Want ben ik iets vergeten: het komt altijd op vrijdag weer bovendrijven. Dit zijn de vaste onderdelen van mijn weekreview.

1. Evaluatie huidige gevoel: Ik check in bij mijzelf hoe het met me gaat op alle vlakken. Ik heb een lijstje met thema’s uit mijn leven die belangrijk voor me zijn en geef daar scores aan. Dit zorgt voor een geluksgevoel en het maakt ook duidelijk waar ik wat meer aandacht aan mag geven.
2. Terugblik afgelopen week: Ik blik terug op de week ervoor: wat is er allemaal gelukt, waar ben ik niet aan toegekomen en moet ik herplannen, heb ik alle acties vanuit afspraken gedaan, ingepland in mijn agenda of op mijn takenlijst gezet? Ik kijk ook naar waar ik dankbaar voor ben en schrijf dat in mijn dankbaarheidsdagboek, waar ik alle fijne, dankbare, positieve momenten, trots en gedachten in opschrijf.
3. Vooruitblik afgelopen week: Ik kijk vooruit naar de week die komt: welke afspraken heb ik en welke taken vanuit Trello moeten/kunnen erbij. Ook kijk ik naar mijn doelen en kies iets daarvan uit wat ik meeneem in mijn komende weekplanning. Ook kijk ik of er genoeg ruimte overblijft voor ontspanning en onverwachte situaties. Dat plan ik bij voorkeur erg ruim.
4. To do bakje: Ik rond alles uit mijn to do bakje af en archiveer de post.

Wat ik doe als er een nieuwe to do bij komt

Als ik een nieuwe taak krijg of bedenk, dan plan ik die gelijk in: of in mijn agenda, of ik zet deze op mijn takenlijst in Trello. Weet ik het even niet wat ik ermee wil doen, of ben ik niet in de buurt van mijn takenlijst, dan app ik mijzelf vaak wat ik niet moet vergeten. Vervolgens handel ik dat appje af als een nieuwe taak, die ik gelijk oppak of ga inplannen. Soms vraag ik anderen ook, als ik mijn planning niet bij de hand heb of ik heb er op dat moment geen ruimte voor, of ze mij een appje willen sturen, zodat ik het niet kan vergeten. Mijn Whatsapp inbox behandel ik net als mijn e-mail: mijn ‘voorpagina’, de ‘inbox’ is leeg als ik overal op heb geantwoord of heb opgepakt.

Ben jij nog op zoek naar jouw strategie en wil je daar graag hulp bij? Kijk dan eens bij mijn e-books en coaching.